Przedsiębiorca ma możliwość zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Aby można było to zrobić, konieczne jest ich prawidłowe udokumentowanie. Do tego służy księga przychodów i rozchodów, czyli KPiR. Jej prowadzenie wielu przedsiębiorcom stwarza niemałe problemy. Jako te główne wymieniają oni sposoby ewidencjonowania i dokumentowanie kosztów. Jak to robić prawidłowo?
Czym są koszty w firmie?
Koszty w firmie określa się mianem kosztów uzyskania przychodów. Ujęcie wydatków poniesionych na prowadzenie działalności gospodarczej pozwala na legalne i zgodne z prawem obniżenie podatku dochodowego. Kosztem prowadzenia działalności mogą być różne wydatki. Do tych najpopularniejszych zalicza się: rozliczenia kosztów związanych ze środkami lokomocji i samochodem firmowym, zakup sprzętu komputerowego i elektronicznego np. telefonów do firmy, materiałów biurowych itp.
Dokumentowanie kosztów w firmie – jakie można ująć w KPiR?
Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się KPiR, mogą zapisywać w niej koszty, które spełniają warunki zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, a dokładnie w art. 22 ust. 1. Dokument za koszty uzyskania przychodu uznaje te poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Wyjątek ten stanowią wydatki wymienione w art. 23 ustawy.
Warunkiem, jaki obowiązkowo trzeba spełnić, aby móc zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych jest to, że musi on być związany z prowadzoną działalnością. Przedsiębiorca powinien pamiętać, że to on zobowiązany jest do uwodnienia związku pomiędzy poniesionym kosztem a prowadzoną działalnością.
Jak poprawnie dokumentować koszty w KPiR?
Aby móc udokumentować koszt w KPiR, należy posiadać dowód księgowy. Za taki uznaje się:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne,
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- dowody wewnętrzne.
Przedsiębiorcy, którzy chcą mieć pewność, że księgowość prowadzona jest poprawnie, mogą skorzystać z pomocy zewnętrznych kancelarii podatkowych lub zdecydować się na zatrudnienie księgowej na etat. Bezpiecznym rozwiązaniem jest także dokumentacja kosztów w systemie księgowości internetowej. Na skorzystanie z internetowych narzędzi decydują się przede wszystkim mikro i małe firmy, które chcąc ograniczyć koszty, a jednocześnie nie chcą tracić na jakości i bezpieczeństwie.
Jak ewidencjonować koszty uzyskania przychodu?
Zapisując dane w księdze rozchodów i przychodów należy danemu wydatkowi przypisać odpowiednią liczbę porządkową, opatrzyć go datą, numerem dowodu księgowego, nazwą i adresem kontrahenta. Konieczne jest też w KPiR podanie opisu zdarzenia np. zakup paliwa czy materiałów biurowych. Ewidencji kosztów dokonuje się w kolumnach od 10 do 16, przy czym ta z numerem 12 służy do podsumowania kosztów ujętych w kolumnach 12 – wynagrodzenia w gotówce i naturze oraz 13 – pozostałe wydatki.
