Nieważny podpis elektroniczny – co dalej z umową?

Podpisywanie różnego rodzaju umów oraz innych dokumentów ważnych dla życia firmy, to dla przedsiębiorców codzienność. Jeszcze do niedawna, wiązało się to z koniecznością drukowania dokumentacji, a następnie dostarczania jej odbiorcom osobiście, pocztą lub za pośrednictwem kuriera. Dziś jednak, za sprawą podpisu elektronicznego, jest to już przeszłość. Wszystko można załatwić nawet w trakcie podróży. Dokumenty wystarczy bowiem podpisać na urządzeniu z dostępem do internetu. Jak długo podpis elektroniczny jest ważny i co dzieje się z umową, gdy certyfikat stracił ważność?

Podpis elektroniczny – dla sprawniejszego prowadzenia biznesu

Właściwie w każdej firmie prowadzenie bieżącej dokumentacji, jej archiwizowanie i podpisywanie umów (np. z przyszłymi lub obecnymi pracownikami, klientami itd.) jest na porządku dziennym. Jest to jednak czasochłonne i często również kosztowne – dokumenty należy wydrukować, podpisać, następnie przekazać osobiście lub przez kuriera do odbiorcy, po czasie odebrać dokumentację z podpisami i zarchiwizować. Od powstania dokumentu do finalizacji umowy mija więc sporo czasu. Często konieczne jest także posiadanie w biurze drukarki lub skanera. Do tego niezbędny jest zapas papieru, pieczątki i wiele innych rzeczy. Podpis elektroniczny powstał więc m.in. po to, aby cały ten proces maksymalnie uprościć i przyspieszyć. W tym celu, warto również skorzystać z innowacyjnej platformy do autoryzacji dokumentów i zawierania umów przez internet (np. https://autenti.com/platforma-autenti/

Elektroniczne podpisywanie dokumentów – kluczowe korzyści

W biurze, w domu, podczas egzotycznych wakacji za granicą – za sprawą podpisu elektronicznego, możesz swobodnie podpisywać różnego rodzaju umowy z dowolnego miejsca na świecie. Potrzebujesz do tego jedynie wolną chwilę (dosłownie – cały proces elektronicznego podpisywania dokumentów ogranicza się do kilku kliknięć) oraz urządzenie z dostępem do internetu. Może to być Twój tablet, laptop lub smartfon, z którego korzystasz na co dzień. Przykładowy proces podpisywania wygląda następująco:

1. Na Twoją skrzynkę otrzymasz e-mail z powiadomieniem o dokumencie do podpisania.
2. Bezpośrednio przez wiadomość możesz przejść do dokumentu, który wymaga Twojego podpisu.
3. Po dokładnym zapoznaniu się z treścią dokumentu, wystarczy, że klikniesz we wskazanym miejscu, składając tym samym swój podpis.

Zero kartek, zero długopisów, zero kurierów, którzy muszą dostarczyć Ci dokumenty, a następnie odebrać je i przekazać z powrotem do nadawcy. Podpis elektroniczny to proste i wygodne rozwiązanie dla każdego, kto ceni swój czas i nie boi się korzystać z nowoczesnych technologii. Co można zyskać w zamian?

• Znacznie skrócony czas od powstania do podpisania dokumentów.
• Większe oszczędności w związku z obsługą tradycyjnych umów papierowych i ich archiwizacją.
• Maksymalnie uproszczony proces zbierania podpisów.

Swój podpis elektroniczny możesz wykorzystywać m.in. do podpisywania kontraktów z klientami, briefów, kosztorysów, faktur, różnego rodzaju zamówień, umów, a także protokołów odbioru.

Jak długo ważny jest podpis elektroniczny?

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z podpisu elektronicznego, musisz pamiętać o tym, że certyfikat wymaga odnawiania. Przykładowo, odnowienie certyfikatu kwalifikowanego przedłuża ważność podpisu o 12 lub maksymalnie 24 miesiące. Po przekroczeniu tego czasu, Twój podpis elektroniczny straci ważność. Najlepiej więc proces jego odnowienia rozpocząć przynajmniej kilkanaście dni przed upływem terminu jego ważności. Po przekroczeniu wskazanego czasu, będziesz musiał ponieść dodatkowe koszty związane z wydaniem nowego certyfikatu.

A co dzieje się z już podpisaną przez Ciebie umową w przypadku, gdy Twój podpis elektroniczny stracił ważność? Nic! Najważniejsze jest to, żeby podpis elektroniczny (a tym samym również certyfikat) był ważny w momencie podpisywania umowy. Od tego momentu, e-podpis wywołuje skutki prawne, a umowa jest wiążąca dla wszystkich stron.

Artykuł sponsorowany.