Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów w określony sposób oraz przez wymagany czas. Dokumentacja powinna być zabezpieczona przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub nieupoważnionym wprowadzaniem zmian.
Jak zabezpieczać dokumenty elektroniczne?
Istotne, aby komputer magazynujący dokumentację został zabezpieczony przed atakiem wirusów. Nie wszystkie materiały mogą mieć formę elektroniczną. Wśród nich znajdują się:
– listy płac
– dokumenty inwentaryzacyjne
– księgi podatkowe
– finansowe sprawozdania
Jeśli dany dokument już od momentu powstania miał formę elektroniczną, nie występuje potrzeba, aby ją zmieniać. Mowa tutaj przede wszystkim o deklaracjach podatkowych czy wyciągach bankowych.
Jak magazynować dane dla celów podatkowych?
W tej kategorii danych znajdują się rachunki, księgi podatkowe, a także faktury. Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do ich przechowywania przez 5 lat od zakończenia danego roku, kiedy to przedawniło się zobowiązanie podatkowe. W przypadku, kiedy ktoś nie zastosuje się do tego zalecenia, może zostać ukarany karą grzywny. Może ona wynieść kilka lub kilkadziesiąt tysięcy złotych.
W jaki sposób przechowywać dokumentację pracowniczą?
Już od stycznia 2019 roku okres magazynowania akt pracowniczych zostanie skrócony do 10 lat, z wcześniejszych 50. Gwarantuje to ustawa z 2018 roku.
Jakie zasady wiążą się ze współpracą z ZUS?
Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, powinien rejestrować się w ZUS jako płatnik składek. Zostało przyjęte, że wybrane dokumenty, np. potwierdzające uprawnienie rozliczania składek za przyjętych do firmy pracowników, powinno się przechowywać w trakcie okresu posiadania własnej działalności. Dodatkowo, w trakcie 10 lat od daty przekazania do ZUS trzeba magazynować:
– korekty
– raporty miesięczne
– rozliczenia delegacji
Szafy na potrzeby RODO
Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych, które przetwarza. Zalecenie to odnosi się do fizycznie przechowywanych dokumentów oraz danych w formie elektronicznej. Sejfy spełniające wymagania RODO zapewniają ochronę wrażliwych danych, a także niezbędnych w każdej firmie haseł. Dzięki temu, że dostęp do tak przechowywanych danych ma tylko wąskie grono pracowników, dokumenty mogą być należycie chronione. Ponadto, szafy na dokumenty zapewniają lepszą organizację pracy oraz utrzymują dane w porządku. Warto zapoznać się z szeroką ofertą sejfów i znaleźć rozwiązanie odpowiednie dla potrzeb firmy: https://www.hartmann-tresore.pl/sejfy/sejf-na-dokumenty/
